ещё
свернуть
Все статьи номера
статья 13 из 32
Не прочитано
26-27 23-29 июля 2019
Главная тема

18 документов, которые упростят работу главбуха

УНП узнала у главбухов, какие повседневные проблемы на работе получилось решить с помощью нетиповых документов. Коллеги поделились эксклюзивными разработками, а редакция с помощью юристов и аудиторов скорректировала их, чтобы они подошли любой компании. В главной теме номера – готовые образцы документов, шаблоны для расчетов, которые упростят работу бухгалтера и защитят от претензий контролеров.

Как упростить учет расходов по корпоративным картам

Документы и формы могут помочь главбуху быстрее заполнять отчеты, вести учет, избегать штрафов и претензий налоговиков, быстрее отвечать на требование. 18 документов не требуется придумывать самим: УНП вместе с главбухами, аудиторами и юристами подготовила помощников, которые сделают вашу работу проще.

В редкой компании главбух вовремя получает документы от сотрудников. Это касается не только первички от контрагентов, но и тех бумаг, которые оформляют работники. Например, в подтверждение расходов по авансовому отчету. При этом директор требует контролировать расход средств по счету, в том числе по корпоративным картам. Коллеги сообщили, что особенно сложно уследить за расходами сотрудников в других городах, так как они не торопятся отчитываться. Главбуху не ясно, на что снимают деньги с корпоративного счета. Дисциплинировать работников и ускорить учет затрат получится с помощью двух документов.

Главное в статье СкрытьПоложение об использовании корпоративных карт

Главбухи сталкиваются с проблемой из-за того, что сотрудники забывают, зачем снимали деньги с корпоративной карты. Коллеги сообщили УНП, что могут использовать эти карты и для выдачи зарплаты. А именно: чтобы ответственный работник получил деньги на подразделение и раздал сотрудникам. В таких случаях становится еще сложнее определить, когда и какой расход провести.

Добиться порядка в работе с корпоративными картами помогут внутренние правила. Их можно записать в отдельном положении (см. образец). Документ не только отрегулирует использование средств, но и поможет на налоговой проверке.

① Как добиться отчетов по корпоративной карте

Утвердите в приложении список сотрудников, которые вправе получить корпоративную карту
Разработайте перечень трат, которые работники вправе оплатить корпоративной картой
Установите срок с учетом времени на бухгалтерскую обработку отчетов до сдачи деклараций

Скачать образец документа в формате Word

В положении утвердите список должностей, на которых сотрудники могут пользоваться корпоративной картой. Их будут считать материально ответственными, как только они получат пластик (постановление Минтруда от 31.12.2002 № 85). Ф. И. О. таких сотрудников коллеги записывают в отдельный перечень. Он помогает на проверке сопоставить сведения из авансовых отчетов с расходами по каждой карте.

Пропишите права, обязанности и ответственность работников. Определите виды расходов, на которые они вправе использовать деньги. Списки допустимых трат могут отличаться для разных должностей. Тогда бухгалтер сможет определить, на какие цели мог потратиться сотрудник. Можно расшифровать, что понимать под каждым видом расхода. Например, что компания считает расходами на командировки траты на проживание, проезд, суточные, обеды и пр. Так сотрудникам будет понятнее, на что они вправе расходовать деньги. Также запишите условие о необходимости возместить средства, если работник допустил расход, которого нет в перечне.

Документы в бухгалтерию работники должны приносить ежемесячно. Тогда у бухгалтера получится вовремя принять расходы к учету. Если у работников нет возможности отчитаться лично, отразите в положении правило о курьерской доставке документов. Траты на это оплатит компания.

В положении стоит установить лимит для снятия наличных по карте в 100 тыс. руб. в день. Это поможет соблюдать требования антиотмывочного законодательства по обороту наличных (абз. 9 п. 2.5 Положения, утв. ЦБ 24.12.2004 № 266-П, Методические рекомендации, утв. ЦБ 21.07.2017 № 19-МР). Если подотчетник превысит лимит, то банк усомнится в законности операции и не проведет ее. Компании могут заблокировать счет (п. 10 ст. 7, ч. 3, 4 ст. 8 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ).

Главное в статье СкрытьРеестр операций по карте

Компании требуется контролировать, кто и сколько денег потратил с карты. Отследить это только по выпискам банка бухгалтер не сможет, а разбирать первичку к отчету за длительный период трудозатратно.

Чтобы упростить работу, запишите в обязанности работников вести реестр расходных операций по корпоративной карте. В нем сотрудники должны по каждой сумме записать цель расхода (см. образец). Это касается и оплат картой, и суммы наличных, которые снимали с корпоративного счета через банкомат.

② Как понять, на что тратил сотрудник корпоративные деньги

Запишите вид расходов по списку, который утвердили в положении о корпоративных картах
Отражайте сумму операции так же, как записано в первичном документе

Скачать образец документа в формате Word

Расшифровка из реестра операций по карте поможет главбуху сопоставить сведения в банковской выписке с данными сотрудника. Это ускорит распределение трат, которые можно и нельзя списать в налоговом учете. Потребуйте расшифровывать траты в соответствии с перечнем, который установили в положении о корпоративных картах.

Обязанность сотрудников вести реестр расходных операций и прикладывать его к авансовому отчету пропишите в положении о корпоративных картах. Реестр поможет дисциплинировать работников. Прежде чем снимать деньги, им надо найти обоснование расхода. Если в отчете запишут, что взяли деньги компании на цели не из перечня, то признают, что нарушили правила.

③ Как составить авансовый отчет для расходов

Отдельно запишите каждую позицию по чеку
Поясните, почему не приняли к учету траты

Скачать образец документа в формате Word 

Сотрудники должны использовать средства с корпоративных карт только в интересах компании. Запишите в положении, что несогласованные траты посчитаете расходом на личные нужды. С таких сумм Минфин требует исчислить и удержать НДФЛ при ближайшей выплате работнику (письмо от 01.02.2018 № 03-04-06/5808). Инспекторы соглашаются с чиновниками и доначисляют налог. Правда, суды на стороне организаций, если контролеры не доказали, что работник получил деньги в собственность (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016).

Чтобы сотрудники выполняли правила, установите дисциплинарную и материальную ответственность (ст. 192, 238 ТК). Пересмотрите условия премирования. Например, если сотрудник отказался формировать реестр или авансовый отчет, представил их поздно, то он не получит бонус за документооборот. Так вы мотивируете работников выполнять обязанности.

Акт на расходы без первички

Главбух не вправе принять к налоговому учету расходы, которые не подтвердили документами (ст. 252 НК). Если подотчетник потерял первичку или ему не выдали документы из-за сбоя, списать траты не получится. Те же проблемы возникают при расчетах онлайн. Но при оплате картой банковская выписка будет содержать запись об операции.

Чтобы налоговики не предъявили претензий о необоснованности трат, составьте акт о списании (см. образец). В документе пропишите цель платежа, его источник, получателя, дату, сумму и Ф. И. О. сотрудника, который потратил деньги. Также поясните причину, по которой нет документов о расходовании средств. При возможности попросите продавца подтвердить, что работник расплатился, и отразите это в акте.

 ④ Как подтвердить расходы подотчетника без чека

Запишите причину, по которой нет документа

Скачать образец документа в формате Word

В случае претензий налоговиков акт о списании поможет защититься. Вдобавок можно распечатать электронный чек и прикрепить к документу, чтобы подтвердить расходы (письмо Минфина от 21.04.2017 № 03-01-15/24307).

Елизавета Муравьева
Эксперт УНП

Как главбуху обезопасить работу с материальными расходами

Суть: из-за недочетов в первичке на материалы компании могут доначислить сразу несколько налогов. В статье – готовые формы документов, которые защитят компанию от претензий к расходам на материальные ценности.

Сотрудники, которые отвечают за закупки, могут не оформить траты по правилам. Они действуют по устному распоряжению руководителя, а потом требуют у бухгалтера компенсировать расходы.

Коллегам нужно обезопасить себя не только от денежных претензий сотрудников, но и от проблем с налоговиками. Главбухи раскрыли УНП, какие документы помогают им оправдать траты и ускорить расчет налоговых расходов по материалам.

Подтвердите, что покупка работника нужна компании

Сотрудники нарушают привычную схему закупки с выдачей под отчет. Они сначала покупают, а потом приходят с чеками в бухгалтерию. В этом случае коллегам сложнее подтвердить, что у расходов производственный характер. Ведь у них нет приказа руководителя, где прописали, что именно требуется компании и на что выдать работнику деньги.

Главное в статье СкрытьНекоторые работники сразу приходят с авансовым отчетом, несмотря на то, что не получали денег на покупку. В этом случае возникает риск, что отчет признают недостоверным (определение Верховного суда Республики Башкортостан от 14.03.2019 № 33-5422/2019). А значит, сотрудник не вправе претендовать на возмещение расходов.

Безопаснее оформить заявление работника на компенсацию его трат на нужды компании. На документе нужна виза руководителя с распоряжением оприходовать покупку на склад и возместить деньги сотруднику. Иначе у бухгалтера нет оснований компенсировать траты работника.

Главное в статье СкрытьКоллеги рискуют, если не могут доказать, что выдали деньги на производственные цели. В таком случае их могут обвинить в сговоре с работником, который заявил о компенсации или предъявил отчет (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 31.01.2017 № Ф04-5772/2016). Также деньги могут потребовать с главбуха, если на момент выплат компания накопила кредиторку, сопоставимую со стоимостью активов (читать статью по теме).

Оприходуйте материалы по акту приемки

Налоговики требуют подтвердить, что компания тратила на покупки, которые реально использовала в деятельности. Иначе они не только снимут расходы, но могут решить, что операции компании фиктивные. Это повод, чтобы обвинить компанию в налоговых схемах. Поэтому любые материальные ценности, которые купили через сотрудников, надо оприходовать на склад и оформить об этом первичку.

Коллеги приходуют материалы и товары на основании первички, которую составил поставщик. Но если работник представил только чеки к авансовому отчету или заявлению о компенсации, то безопаснее составить отдельный документ о приемке. Для этого можно использовать унифицированную форму М-7 (утв. постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а). Но компания вправе использовать первичку, которую разработала самостоятельно (см. образец).

Главное в статье Скрыть⑤ Как подтвердить, что подотчетник закупил товар для компании

Запишите полностью Ф. И. О. и должность сотрудника, который купил материалы
Отразите реквизиты документов об оплате, которые предъявил работник
Название товара перепишите из чека 

Скачать образец документа в формате Word 

В документе о приемке запишите сведения о сотруднике, который закупил ценности. Отразите реквизиты документов, которые работник приложил к авансовому отчету или заявлению о компенсации трат. Из них перепишите наименование товаров или материалов, количество и стоимостные показатели. Копии чеков подшейте к акту приемки.

Документ о том, что оприходовали материальные ценности, подписывают несколько сотрудников из состава комиссии и руководитель компании. Аудиторы подтвердили, что такой документ признают достоверным подтверждением, что товар поступил на склад компании.

Спишите запасы по акту

Компания вправе учитывать расходы на топливо при расчете налога на прибыль в размере фактических затрат. Применять нормы Минтранса не обязательно, если компания не транспортная (письмо Минфина от 22.03.2019 № 03-03-07/19283).

Инспекторы потребуют обосновать, почему компания решила применять конкретную норму. Чтобы избежать претензий контролеров, рассчитайте и утвердите нормы расхода топлива. Создайте комиссию, которая проведет контрольный замер и выявит реальный расход топлива на 100 км. Запишите результат в акте.

При разработке собственных норм используйте информацию из техпаспорта автомобиля. Однако опасно списывать топливо свыше норм, которые установлены заводом-изготовителем в руководстве по эксплуатации автомобиля. Также учитывайте техническое состояние машины, режим работы, климатические и иные факторы. Затем утвердите нормы приказом директора.

Компания рискует, если будет списывать в расходы больше, чем утвердила по нормам. Обосновать перерасход топлива, скорее всего, не получится (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 05.04.2012 № А27-8757/2011).

⑥ Как подтвердить использование топлива

Компания вправе применить свою норму списания топлива
Акт о списании материальных запасов составляет комиссия
Запишите, что топливо использовали для нужд компании

Скачать образец документа в формате Excel

Подтвердить расходы на топливо можно путевым листом. Это основной документ, который может убедить налоговиков. На его основании составьте акт на списание. Документ подтвердит использование топлива в хозяйственной деятельности организации и поможет обосновать расходы (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 24.09.2018 № Ф06-36554/2018). Когда в компании много автомобилей, удобнее сначала составить сводную ведомость расхода топлива за месяц (см. образец). Она упростит работу с актом на списание.

⑦ Как упростить работу по списанию расходов на топливо

Скачать образец документа в формате Excel

Яна Квасова
Эксперт УНП

Главное в статье СкрытьРасчет, который поможет возместить пособия в ФСС

Суть: ФСС требует представить расчет пособий, когда компания возмещает их. УНП разработала формы расчетов декретных и детских пособий, которые устроят ревизоров.

Ревизоры требуют расчет, который подтвердит правильность начисленного пособия, когда компания обращается в фонд за возмещением трат (п. 67 Порядка, утв. приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н). Оформите такой расчет на отдельном листе.

Закон не утвердил форму расчета, который надо сдавать в фонд. Поэтому работодатель разрабатывает ее самостоятельно и утверждает в учетной политике. УНП разработала такие формы расчетов, которые помогут возместить пособия и к которым у ревизоров не будет претензий.

⑧ Расчет, который поможет возместить пособия

Расчетный период – два календарных года до декрета
Количество календарных дней, когда работница болела, была в отпуске по беременности или в отпуске по уходу за ребенком

Скачать образец документа в формате Excel 

⑨ Расчет, который поможет возместить пособия

Пособие не должно превышать 100% среднего заработка работника
Умножьте среднедневной заработок на 30,4 и 40%

Скачать образец документа в формате Excel 

В форме расчета запишите номер листка нетрудоспособности, данные о вашей компании, сведения о сотруднике, а также период, за который организация назначает пособие. Затем заполните сведения, на основании которых посчитали сумму пособия: доход работника, количество исключаемых дней, если у работника такие были в расчетном периоде, и т. д. В конце приведите расчет среднедневного заработка и итоговой суммы пособия.

В расчете отразите всю информацию, которая может повлиять на размер пособия. К примеру, если сотрудница заменила годы для расчета декретных, то в расчете можно привести реквизиты ее заявления и причины замены. Например, что она до окончания отпуска по уходу за ребенком ушла в следующий декрет. В расчете пособия до полутора лет запишите, отпуск на какого по счету ребенка предоставляется женщине.

Попросите директора и сотрудника, ответственного за расчет, поставить подписи на бумаге. Приложите к расчету документ – основание для выплаты пособия. Например, листок нетрудоспособности либо приказ на отпуск до полутора лет.

Ревизоры на местах рассказали, что без расчета на отдельном листке не примут у компании документы к возмещению. Причем судьи признают правомерным такое требование фонда: в спорах они встают на сторону проверяющих (постановление Федерального арбитражного суда Дальневосточного округа от 30.07.2013 № Ф03-2963/2013).

Анна Куликова
Эксперт УНП

Главное в статье СкрытьРегистр, который поможет заполнить отчеты и пояснить инспекторам все суммы

Суть: УНП подготовила образец регистра, который упростит заполнение 6-НДФЛ и поможет пояснить контролерам показатели расчета.

Компании ведут налоговые регистры по НДФЛ (п. 1 ст. 230 НК). Информация из таких регистров в дальнейшем понадобится для заполнения форм 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. Организация разрабатывает регистры самостоятельно и утверждает их в учетной политике. Можно так составить форму документа, чтобы он помог бухгалтеру проверить за программой отчетность и пояснить ее показатели налоговикам.

В регистре по НДФЛ должны быть обязательные реквизиты (ст. 230 НК). При этом в документ можно добавить дополнительные сведения.

Налоговики запрашивают регистр, чтобы проверить, правильно ли компания удержала НДФЛ и перечислила его в бюджет. Но инспекторы могут и доначислить налог на основе сведений из регистра. Оспорить решение в таком случае не всегда получается даже в суде (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 19.06.2019 № Ф02-2677/2019).

УНП разработала документ, который поможет бухгалтеру заполнить 6-НДФЛ и пояснить его контролерам. Включите в регистр все доходы, с которых налоговый агент должен удержать НДФЛ. Также отразите выплаты, которые не облагаются налогом частично. Например, материальная помощь (п. 8, 28 ст. 217 НК). Выплаты, которые не надо отражать в расчете, не включайте в регистр. Суммы доходов и вычетов отражайте в рублях и копейках. Сумму налога отражайте в полных рублях (п. 6 ст. 52 НК).

Добавьте в регистр графы для дат, когда надо удержать налог. Это упростит заполнение 6-НДФЛ

Добавьте в документ графу с датой удержания налога – вам будет проще заполнять 6-НДФЛ. Стоит добавить в регистр и сводную информацию по строкам отчета. Так получится сопоставить данные с 6-НДФЛ и объяснить показатели расчета.

Компанию оштрафуют на 10 тыс. руб., если она не ведет налоговые регистры или не представит их налоговикам (ст. 120 НК). Если документа нет за период больше чем год, штраф составит 30 тыс. руб. А если при этом занизили налоговую базу по НДФЛ, то штраф за нарушение правил учета составит 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. руб. (п. 3 ст. 120 НК).

Налоговики пытаются оштрафовать организацию, если компания представила регистр, но в нем нет обязательных реквизитов. В суде налоговые агенты успешно отменяют такие санкции (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 12.03.2015 № Ф04-16685/2015).

⑩ Документ для проверки и пояснений по расчету 6-НДФЛ

В графе запишите дату фактической выплаты дохода
В графе отразите дату, когда вы направили платежное поручение в банк

Скачать образец документа в формате Excel

Анна Куликова
Эксперт УНП

Есть способ избавиться от штрафа из-за жалоб покупателей

В чем дело: компания не отвечает за то, что при расчете покупатель не забрал кассовый чек. Но если клиент пожалуется в ИФНС, то проверки не избежать. Потребуется доказывать, что организация не нарушала правила. В статье – образец пояснений кассира, который поможет защитить компанию от штрафа.

Налоговики придут с проверкой, если получили сообщение о кассовых нарушениях. Ревизоры могут оштрафовать, если докажут, что при расчетах не пробиваете кассовые чеки. Как избежать штрафов за нарушения, выяснила УНП.

Налоговики узнают, что продавец не выдал чек

Налоговики обязаны проверять все сообщения о нарушениях по ККТ. Но порой жалобы покупателей необоснованные. К примеру, они сами забывают взять чек, а потом утверждают, что им его не выдали. Иногда они просят отправить чек на телефон, но путаются в цифрах номера, а потому чек уходит не тому абоненту. Это не ошибки кассира, а вина покупателя. Но клиент считает, что он прав, и жалуется в инспекцию.

Покупатель может отправить жалобу через приложение «Проверка чеков», через личный кабинет на сайте ФНС. Налоговики обрабатывают обращения, распределяют по видам нарушений. К примеру, отсутствие ККТ, невыдача чека и др. (ст. 14.5 КоАП). А вот если покупатель жалуется, что по чеку он приобрел товар дороже, чем стоимость, указанная на ценнике, налоговики перенаправят жалобу в Роспотребнадзор.

Как доказать, что покупатель сам отказался от чека

По АСК ККТ контролеры видят все расчеты за день, неделю, месяц и т. д. Причем в программе каждый расчет отражается отдельно. То есть в виде информации из кассового чека. Поэтому налоговики знают, кто из кассиров не пробил чек либо отправил его на ошибочный номер телефона.

Контролеры вправе сразу завести административное дело по жалобе, только когда в ней есть вся информация о нарушении. К примеру, покупатель точно назвал дату и время покупки, адрес магазина, где не пробили чек. Если же в обращении примерные данные, то налоговики придут с проверкой. Опросят кассиров и пригласят руководителя на протокол.

Как только станет известно, что покупатель пожаловался на невыдачу чека, назначьте служебную проверку. Пояснения работников в рамках такой процедуры защитят компанию лучше, чем докладная записка. Это УНП выяснила у юристов и контролеров.

По итогам служебного расследования работодатель может объявить кассиру дисциплинарное взыскание, если выяснит, что он виноват (ст. 192, 193 ТК). При этом руководитель самостоятельно решает, нужно ли замечание или выговор. Он вправе не назначать взыскание.

Пояснения кассира защитят компанию от штрафа по ККТ

В объяснительной кассира нужны подробные сведения о расчете, при котором покупатель не получил чек (см. образец ниже). Затем сформируйте для налоговиков пояснение от имени компании, приложите объяснительную кассира.

Налоговики не оштрафуют, если их убедят доводы компании. Иначе за невыдачу чека могут потребовать заплатить 10 тыс. руб. (ч. 6 ст. 14.5 КоАП). Освобождение от штрафа получить не удастся, так как о нарушении налоговики узнали раньше, чем компания исправилась и сообщила им об этом (письмо ФНС от 07.12.2017 № ЕД-4-20/24899@).

⑪ Образец объяснительной кассира

Представить объяснительную следует на имя руководителя
Отразите адрес магазина, в котором провели с покупателем расчет
Попросите подробно описать ситуацию, на которую пожаловался покупатель
Опросите всех сотрудников, которые могут подтвердить отправку кассового чека
Выдайте на кассы бланки, где покупатель сможет записать телефон, e-mail, свои Ф. И. О. и поставить подпись 

Скачать образец документа в формате Word

Мария Сухова
Эксперт УНП

Читайте также: «Как предупредить жалобы работников в трудовую инспекцию»

Можно правильно и просто разделить НДС

Проблема: налоговики не верят на слово, что компании ведут раздельный учет. В статье УНП – документ, который защитит организацию и поможет бухгалтеру поделить налог.

У коллег возникают вопросы, как вести и подтвердить раздельный учет НДС. Он понадобится даже из-за одной необлагаемой операции. УНП вместе с главбухами создала документ, который поможет верно рассчитать вычеты НДС.

Когда перейти на раздельный учет операций

Компании обязаны вести раздельный учет, если в течение отчетного квартала у нее были облагаемые и не облагаемые НДС операции (п. 4 ст. 149, п. 4 ст. 170 НК). Например, когда организация нанимает подрядчика для гарантийного ремонта или передает часть товара на благотворительность (подп. 12, 37 п. 3 ст. 149 НК).

Отдельно учитывают не только реализацию, которая облагается и не облагается НДС. Необходимо вести раздельный учет налога по товарам, работам или услугам, которые одновременно используют для облагаемых и необлагаемых операций. Иначе компания не вправе списать в расходы и заявить к вычету НДС по смешанным тратам (абз. 6 п. 4 ст. 170 НК). В таких случаях инспекторы на проверках доначисляют налог, а судьи их поддерживают (определение Верховного суда от 22.06.2018 № 307-КГ18-7982).

Как разделить НДС по расходам

Больше всего вопросов возникает именно по раздельному учету «входного» НДС, так как в НК записали только общие правила. Нет и рекомендованной методики от Минфина или ФНС. Организации надо самостоятельно определить, как вести раздельный учет. Правила надо прописать в учетной политике для налогообложения.

Контролеры вправе потребовать документ, из которого ясно, как именно компания получила показатели для расчета налога. Ревизоры захотят проверить полноту сведений в регистрах. Инспекторам надо знать, откуда начинать проверку данных. Отразите в учетной политике все особенности раздельного учета, чтобы избежать претензий контролеров (см. образец). Дополнить документ необходимо в квартале, когда возникла обязанность делить «входной» НДС.

⑫ Как записать в учетную политику правила для раздельного учета

Утвердите форму справки для расчета показателей
Пропишите, что учитываете и общехозяйственные расходы при расчете барьера

Скачать образец документа в формате Word 

На проверках инспекторы просят расчет, который подтвердит, что компания выполнила требования НК. Об этом УНП сообщили коллеги.

Инспекторам на проверке нужен первичный документ, который подтверждает, что компания вела раздельный учет. А также как именно она рассчитывала лимит в 5 процентов расходов на необлагаемые операции, чтобы не делить НДС по части трат.

 Мария Булычева, налоговый консультант ООО «АйТиБаланс»

Подготовить бухгалтерскую справку с расчетом показателей, которые нужны, чтобы определить лимит в 5 процентов (см. образец). Вместе с правилами из учетной политики документ подтвердит, что компания готова при необходимости разделить НДС.

⑬ Как рассчитать расходы для «правила 5 процентов»

Общехозяйственные расходы считайте из необлагаемой доли выручки
Доходы и расходы на реализацию берите по данным бухучета

 Скачать образец документа в формате Excel

Чтобы верно принимать налог к вычету, нужно считать два показателя. Первый – доля выручки от необлагаемых операций в общей сумме доходов от реализации. Он нужен, чтобы разделить НДС по смешанным тратам. Часть налога, которая пропорциональна доле выручки от необлагаемых операций, спишите в стоимости покупок. Остальную часть НДС компания вправе заявить к вычету.

Второй показатель – доля расходов по необлагаемым операциям в общей сумме трат. Этот показатель нужен, чтобы определить, может ли компания применить «правило 5 процентов» и заявить к вычету НДС по смешанным расходам полностью (абз. 7 п. 4 ст. 170 НК). Посчитайте, какая сумма смешанных трат пропорциональна выручке от необлагаемых операций. Прибавьте к ней стоимость покупок, которые провели только для необлагаемых целей. Полученную сумму разделите на общую сумму затрат на реализацию, переведите в проценты и сравните с лимитом.

Проверяющие требуют, чтобы в расчете доли по тратам учли расходы, которые используют для облагаемых и необлагаемых операций одновременно. Например, общехозяйственные расходы.

 Мария Булычева, налоговый консультант ООО «АйТиБаланс»

У проверяющих будет меньше поводов для претензий, если компания предъявит расчет показателей, чтобы разделить налог.

Изабелла Ростовцева
Эксперт УНП

Документы, которые помогут не переплатить налог на прибыль

Суть: коллеги сами разрабатывают регистры, которые экономят время в период отчетности и на проверках. В статье УНП – бухгалтерские шпаргалки для расчета авансов, контроля дебиторки и расчета резервов.

Из писем коллег в редакцию УНП стало ясно, что у многих возникают вопросы при расчете и проверке суммы авансов по налогу на прибыль. Чтобы быстро определить, верно ли бухгалтерская программа все посчитала и заполнила отчетность, главбухи сами составили формы документов.

Документ для расчета авансов и проверки декларации

По налогу на прибыль компания ежемесячно перечисляет суммы в счет будущего квартального аванса и ежеквартально в счет налога за год. При этом квартальные платежи составляют 20 процентов налоговой базы по итогам отчетного периода, а ежемесячные определяют расчетным путем. Этот вариант авансовых платежей считается основным.

Коллеги путаются, когда отражают авансовые платежи в декларации. В ней надо заполнить по авансам минимум 17 строк. Поэтому главбухи разработали шпаргалку для проверки сумм (см. образец).

⑭ Как контролировать платежи по налогу на прибыль

По строке отражайте суммы, которые нужно было платить в течение отчетного периода
В IV квартале не рассчитывайте ежемесячные авансы на следующий период

Скачать образец документа в формате Excel

Резерв по долгам экономит 2 процента выручки

Ежемесячные авансы на следующий квартал рассчитывают из прибыли, которую компания получила за последний квартал отчетного периода. Например, ежемесячный платеж в III квартале равен 1/3 разницы между авансом за полугодие и авансом за I квартал. Для расчета надо брать авансы, которые компания рассчитала от налоговой базы за отчетные периоды (п. 2 ст. 286 НК). В декларации эти суммы отражают по строке 180, а общую сумму ежемесячных платежей по строке 290 листа 02 (п. 5.11 Порядка, утв. приказом ФНС от 19.10.2016 № ММВ-7-3/572@). В годовом отчете расчет суммы ежемесячных авансов за I квартал не нужен.

Шпаргалка поможет контролировать авансы к уплате. А именно проследить, сколько компания должна была перечислить в течение отчетного периода. В декларации эти суммы надо отразить по строке 210 листа 02 в начисленных авансах. При этом учитывают ежемесячные и квартальные платежи (п. 5.8 Порядка, утв. приказом № ММВ-7-3/572@). Их надо вычесть из аванса по итогам отчетного периода, чтобы определить сумму к доплате либо на сколько компания переплатила. Результат должен совпадать с суммой строк 270 и 271 листа 02 декларации, если надо доплатить.

Организации, выручка которых за последние четыре квартала составит более 60 млн руб., вправе платить авансы из фактической прибыли (п. 2, 3 ст. 286 НК). Компании с более низкими доходами платят только квартальные авансы. При ежемесячных платежах налоговую базу определяют нарастающим итогом до конца каждого из 12 месяцев. Ежемесячно в бюджет перечисляют разницу между авансом за период с 1 января и суммой платежей с начала года. Способ позволяет избежать переплат, но понадобится ежемесячно сдавать декларации. Перейти на авансы из фактической прибыли можно только с начала года.

Организация перестанет платить ежемесячно, как только выручка за последние четыре квартала составит менее 60 млн руб. (п. 3 ст. 286 НК). Пока компания выполняет лимит, она платит только квартальные авансы.

Документ, который поможет рассчитать резерв

Компания может списать дебиторку в расходы до того, как она станет безнадежной. Для этого используют резервы по налогу на прибыль (ст. 266 НК).

По НК задолженность становится сомнительной с первого дня просрочки. А через 45 календарных дней часть долга уже можно списать. Если контрагент так и не погасит долги, их сумму сравнят с той, что зарезервировали в расходах. Часть убытка, которую не получится покрыть за счет резерва, досписывают как внереализационный расход (п. 5 ст. 266 НК).

Инспекторы считают резерв на сомнительные долги способом, чтобы равномерно учитывать расходы. Коллеги применяют его для законной налоговой оптимизации. Экономия может составить до 2 процентов выручки за отчетный или предыдущий налоговый период.

Неиспользованный резерв на сомнительные долги не надо восстанавливать в конце года. Остаток можно перенести на следующий год.

Условие о резерве на сомнительные долги надо отразить в учетной политике. Списывать можно и ту дебиторку, которая появилась до начала формирования резерва (письмо ФНС от 11.04.2019 № СД-4-3/6856). Главное, чтобы долги были связаны с реализацией.

По итогам отчетного периода надо рассчитать срок для каждой дебиторки, определить долю, которую можно зачислить в резерв. Общую сумму надо сравнить с нормативом в 10 процентов от выручки. Также необходимо рассчитать неиспользованный остаток прошлого резерва. Только после этого получится определить сумму расходов за отчетный период.

Коллеги не отказываются от возможности платить меньше налога. А чтобы каждый раз не вспоминать правила, разработали шаблоны документов для инвентаризации и расчета резерва (см. образцы).

⑮ Расчет суммы сомнительных долгов контрагентов для резерва

Долги по сделкам с обеспечением не берите в расчет резерва
На сумму долгов, которые стали безнадежными, резерв не формируют
Сомнительные долги уменьшает любая кредиторка

Скачать образец документа в формате Word

⑯ Как посчитать расходы по резерву по сомнительным долгам

Учтите доходы, если остаток прошлого резерва больше, чем новый резерв

Скачать образец документа в формате Word

Реестр долгов, который ускорит расчет резерва

В течение квартала менеджеры сделок ведут реестр оплат контрагентов. В форме документа можно предусмотреть графы, которые нужны бухгалтеру. Тогда в конце отчетного периода получится быстро определить, есть ли в компании сомнительные долги и сколько их.

В реестр по задолженности записывайте реквизиты договора, вид сделки и отметку об обеспечении обязательств. Это позволит снять вопросы контролеров о том, могла ли компания учитывать дебиторку для резерва.

Дата оплаты по договору необходима, чтобы просчитать просрочку на день инвентаризации долгов. Долг, которому меньше 46 дней, для резерва учитывать рано. Можно взять в расчет резерва половину дебиторки сроком свыше 45 и до 90 дней. А задолженность старше 90 дней зачисляйте в резерв полностью (п. 4 ст. 266 НК).

Суммы и даты фактических оплат и взаимозачетов подтвердят, что долг на предыдущую инвентаризацию был больше. Не надо пересчитывать резервы за прошлые периоды, если контрагент частично погасит задолженность. Их заново определяют из размера дебиторки на отчетную дату.

Сведения о том, когда долг стал безнадежным, нужны для расчета неиспользованного остатка резерва. От этого зависит, будут у компании расходы или доходы по налогу на прибыль.

Перед тем как зачислять дебиторку в резерв, ее надо уменьшить на размер своих обязательств перед контрагентом. При этом не важно, связан долг компании с реализацией или нет (письмо Минфина от 20.06.2017 № 03-03-РЗ/38289). Уменьшать надо самый ранний из сомнительных долгов контрагента. При этом кредиторку учитывают в отдельном реестре.

Бухгалтер оформит только графы для резерва по налогу на прибыль. Значения в них можно определять автоматически, если составить шаблон в Excel. УНП дописала в образец формулы для расчета значений.

Форма для расчета расходов

Сумму расходов на резерв определяют с учетом норматива в 10 процентов от выручки (абз. 5 п. 4 ст. 266 НК). С 2017 года считают два варианта лимита от выручки: за предыдущий год и за отчетный период. Размер резерва не должен превышать большее из двух нормативных значений.

На отчетную дату надо определить сумму долгов, которые признали безнадежными в течение последнего квартала. Убыток от них покрывают за счет резерва по итогам предыдущего периода. Если осталась сумма, которую не использовали, ее вычитают из нового резерва. Разницу можно списать в расходы. Если же неиспользованный остаток за предыдущий период оказался больше, чем резерв по итогам отчетного периода, надо признать доходы (п. 5 ст. 266 НК).

Расчет налоговых доходов или расходов на резерв составляют только в бухгалтерии. Поэтому коллеги оформляют его в отдельном документе. Его вместе с отчетом по сомнительной дебиторке представьте инспекторам, если они засомневаются, что компания верно посчитала резерв.

Ольга Зотова
Эксперт УНП

Памятка сотрудникам на случай выемки документов

В чем дело: у компании могут внезапно забрать первичку и другие документы. Сотрудников надо предупредить, как действовать во время выемки, чтобы не подставили компанию

Кабинеты, рабочие столы и даже записные книжки сотрудников – контролеры все осматривают в поисках компромата. Они заберут любую информацию, чтобы ее использовать как доказательство схемы. Но есть шансы исключить налоговые споры. Составьте для работников памятку, как действовать во время налоговой проверки.

Убирать документы со стола

Без оснований налоговики не вправе проводить выемку. Они придут за информацией, если подозревают, что компания может уничтожить или заменить нужные сведения (подп. 3 п. 1 ст. 31, п. 14 ст. 89, абз. 1 п. 8 ст. 94 НК).

Назначьте ответственного сотрудника, чтобы следить за выемкой. Инспекторы обязаны ее проводить в присутствии двух понятых (п. 9 ст. 94, ст. 96 НК, письмо ФНС от 17.07.2013 № АС-4-2/12837). Но приглашенные наблюдатели зачастую не разбираются, относятся ли к проверке документы, которые изымают налоговики. Поэтому стоит самим контролировать выемку.

Ревизоры будут искать любые зацепки и вправе осматривать все в помещении. Предупредите сотрудников, чтобы они не хранили лишние бумаги на рабочих столах. Если налоговики найдут чужие документы, то могут по ним доказывать взаимосвязь между компаниями и участие в схеме по дроблению бизнеса (постановление ФАС Поволжского округа от 17.05.2012 № А65-18806/2011).

Уничтожать черновики сразу

Научите сотрудников не хранить черновики. Установите в офисе шредер. После измельчения восстановить бумаги налоговики не смогут. Так получится избежать ситуации, когда они сличают черновики с первичкой. Если найдут расхождения, выберут выгодный для себя вариант.

Например, контролеры использовали против компании черновые ведомости по зарплате, которые обнаружили у бухгалтера. Оказалось, что в них сумма больше, чем сотрудники получали по чистовику. Налоговики обвинили компанию в конвертных выплатах и потребовали НДФЛ. Оспорить решение инспекции получилось только в суде, так как на черновиках не было подписей сотрудников. Также невозможно было определить, что это документы компании (постановление ФАС Северо-Западного округа от 06.03.2013 № А05-193/2011).

Контролеры могут заинтересоваться черновиками, которые оставляете возле принтера. Это опасно, ведь в бумагах может оказаться конфиденциальная информация о контрагентах, подчиненных. По той же причине запретите сотрудникам оставлять на столах личные записные книжки и клеить стикеры с контактами контрагентов или условиями сделок. По ним легко определить, с кем и как компания сотрудничает.

Составьте памятку для работников. В открытом доступе ее размещать не надо. Главное – ознакомить сотрудников с тем, как действовать в присутствии ревизоров (см. образец).

⑰ Как вести себя во время выемки

Результаты проверки отменят, если понятые не участвовали в выемке
Компания вправе не представлять налоговикам документы, если до этого инспекторы забрали их и не вернули
Попросите не держать в свободном доступе рабочие записи, контакты
Проверьте документы, которые храните в электронном виде

Скачать образец документа в формате Word

Убедить контролеров в содействии

Налоговики вправе привлечь программиста, чтобы извлечь сведения с жесткого диска, либо слесаря – вскрыть шкафы или сейф (п. 3 ст. 94 НК). Причем судьи считают такие действия налоговиков законными (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 14.03.2017 № Ф02-94/2017). Если компания не предоставила доступ к сведениям, то ей было что скрывать.

Поручите сотрудникам представить налоговикам безопасные документы об исчислении налогов. Тогда они не будут сразу требовать доступ к базе и копаться в учетных программах. На случай, если это не сработает, предупредите сотрудников, чтобы они не хранили противоречивые файлы на рабочих компьютерах. При этом для личных ноутбуков ограничение не понадобится, если сотрудники не используют их в офисе.

На выемку налоговики могут прийти вместе с оперативниками (приказ МВД и ФНС от 30.06.2009 № 495/ММ-7-2-347, письмо ФНС от 21.03.2018 № ЕД-19-2/69). У них больше полномочий. К примеру, могут вскрыть личную почту (ст. 6, 15 Федерального закона от 12.08.1995 № 144-ФЗ, приказ № 495/ММ-7-2-347). Тогда у налоговиков будет доступ ко всем перепискам. Поручите сотрудникам разбирать электронную почту. Информацию нежелательно хранить на флешках, их могут изъять (постановление Арбитражного суда Московского округа от 10.04.2019 № Ф05-3969/2019).

Ульяна Зимирева
Эксперт УНП

Как предупредить жалобы работников в трудовую инспекцию

Что случилось: работники могут жаловаться трудинспекторам на бухгалтерию из-за расчетных листков. Как без лишних затрат решить проблему с сотрудниками – читайте в статье.

Бухгалтер сообщает сотрудникам о том, сколько они заработали. Но не во всех компаниях выдают расчетные листки под подпись. Если не подтвердить, что работники получают сведения, то компанию могут оштрафовать на сумму до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). Узнайте, когда и как выдавать расчетные листки, чтобы у сотрудников не было повода жаловаться.

Когда и как выдать расчетный листок

Компания вправе самостоятельно выбрать день, когда выдавать документ (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1). К примеру, запишите в положении о расчетах с работниками, что выдаете листки в момент перевода зарплаты на карту или за день до этого.

Работодатель не обязан выдавать документ при каждой выплате. Компания вправе это сделать только при окончательном расчете за отработанный период. Реже выдавать документ нельзя. Также расчетный листок не нужен при выплате отпускных. Их считают из среднего заработка, а значит, выплата не признается составной частью зарплаты (ст. 129 ТК, письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).

Не обязательно выдавать листок непосредственно тому работнику, для которого он предназначен. Можно назначить ответственных сотрудников. Например, начальников отделов. Оповестите их под подпись о том, что они обязаны сохранить конфиденциальность персональных данных.

Отправить листок по электронке

Сотрудники могут получать зарплату на банковскую карту. То есть в день выдачи вознаграждения они не приходят в бухгалтерию или кассу. Работники не должны являться к бухгалтеру за расчетным листком, но компания обязана его выдать (ст. 136 ТК). Поэтому договоритесь с работниками, как передадите сведения о зарплате (письмо Минтруда от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459). Способ и порядок выдачи пропишите во внутреннем документе (см. образец).

⑱ Образец положения о выдаче расчетных листков

Компания обязана утвердить форму расчетного листка
В форме заявления работник напишет адрес электронной почты, на который решил получать сведения

Скачать образец документа в формате Word

Передать сотруднику информацию о зарплате можно лично либо по электронной почте. ТК не предъявляет требований к форме и способу передачи расчетного листка. Поэтому чиновники не против того, чтобы компания извещала работников о составе зарплаты по электронной почте (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/1560).

Представлять сведения о зарплате можно через корпоративный сайт либо в программе. Главное, чтобы у работника был доступ к ресурсу, где можно ознакомиться с документом. Также надо обеспечить защиту персональных данных сотрудника.

Компания может отправить расчетные листки на электронную почту работникам. Но только после того, как записала условие об этом во внутренних документах и ознакомила с ними сотрудников. В таком случае она ничего не нарушит (апелляционное определение Мосгорсуда от 12.05.2017 № 33-17642/2017).

На проверках трудинспекторы требуют подтвердить, что работники получили расчетные листки. Если используете электронную почту, то отправляйте письма с подтверждением о получении. Не удаляйте письма хотя бы год после дня, когда должны были выдать листок. В течение этого срока контролеры вправе оштрафовать компанию за трудовые нарушения (ст. 4.5 КоАП).

Дмитрий Громов
Эксперт УНП

шпаргалка по зарплате

Правила для выдачи зарплаты наличными

Работодатель не вправе навязывать зарплатный проект сотруднику. Он может получить деньги в кассе лично либо выдать доверенность родственникам. Соблюдайте три правила при выплате денег работникам, чтобы не опасаться штрафов от трудинспекторов.
Правило 1. Безналичный расчет только с согласия сотрудника
Без условия в трудовом договоре и заявления от сотрудника нельзя переводить его зарплату на банковскую карту. В таких случаях выдайте деньги наличными в кассе по расходному ордеру либо платежной ведомости. В ордере сотрудник должен написать полученную сумму и поставить подпись (п. 6.1, 6.5 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).
Есть исключение для работников-нерезидентов. Валютное законодательство не предусматривает для них расчеты по зарплате наличными (письмо ФНС от 29.08.2016 № ЗН-4-17/15799).
Правило 2. Выдавайте зарплату родственникам по доверенности
Выдать зарплату сотрудника можно другому человеку, например его жене, родителям. Для этого работник должен оформить доверенность. Ее не обязательно заверять у нотариуса, это вправе сделать сам работодатель (п. 3 ст. 185.1 ГК). В кассе вместе с доверенностью родственник обязан предъявить паспорт. После получения денег он поставит свою подпись в платежном документе напротив фамилии сотрудника (п. 6.1 Указания № 3210-У).
Правило 3. При выплате округляйте сумму в большую сторону
Компания вправе округлять суммы только в большую сторону, если речь о начислениях и выплатах в пользу работника. Условие об этом безопаснее прописать в трудовых договорах с работниками либо в иных внутренних документах компании.
 

   Проверьте себя:
 

  • 1
    Сотрудник в командировке снял деньги с корпоративной карты на личные нужды. Вправе ли компания учесть такие траты?
    Правильный ответ – б.
    Компания не вправе списывать расходы на личные нужды сотрудников. Если работник их не возместит, то потребуют удержать НДФЛ и перечислить налог в бюджет (письмо Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808).
  • 2
    Какой штраф для компании, если она в течение года не ведет регистр по НДФЛ?
    Правильный ответ – а.
    Компанию могут оштрафовать на 10 тыс.руб., если она не ведет регистры налогового учета по НДФЛ (п. 1 ст. 120 НК).
  • 3
    На какие долги контрагента надо уменьшить его дебиторку, прежде чем включить ее в расчет резерва по сомнительным долгам?
    Правильный ответ – в.
    В расчет суммы, которую компания вправе включить в резерв, записывают дебиторку по реализации. При этом просрочка должна быть не менее 45 календарных дней. Но эти правила не распространяются на кредиторку. Любая задолженность перед контрагентом уменьшает его сомнительный долг (письмо Минфина от 20.06.2017 № 03-03-РЗ/38289).
  • 4
    Сотрудник заявил, что давно не получал расчетные листки и собрался жаловаться трудинспекторам. Компания договорилась с работниками, что отправляет листки на электронную почту. Как доказать, что все листки работнику высылали?
    Правильный ответ – в.
    Необходимо ознакомить работника с правилами, как решили передавать расчетные листки. Чтобы подтвердить трудинспектору, что компания выполняла правила, храните переписку об отправке листков минимум год. Электронная переписка подтвердит. Что компания выполнила обязательства перед сотрудником и сообщила ему о составе его зарплаты.
ПФР утвердил справку о предпенсионерах
№ 26-27, 23-29 июля
Как рассчитывать больничный в нестандартных ситуациях